Robertova pravila za odobravanje zapisnika

Napisao C. Alan Jennings, PRP, PRP

Prema Robertovim pravilima, zapisnici sastavljeni prije vremena nisu službeni zapisnici dok ih članovi ne odobre . Današnja tehnologija ostavila je traga na zapisnicima sa sastanka. Tajnik sada može sastaviti zapisnik i lako poslati kopije članovima na čitanje prije sastanka; tada članovi mogu doći na sastanak pripremljeni s bilo kakvim ispravkama.

Još uvijek možete naglas pročitati zapisnik članovima sastanka, ako želite, ali ako je vrijeme dragocjeno, unaprijed podijelite nacrt zapisnika.



Budući da se promjene mogu unijeti u zapisnik prije nego što budu odobreni, dobra je praksa da tajnik negdje na primjerku distribucije primijeti da je to nacrt za odobrenje na sljedećem redovnom sastanku.

Članovi koji bilježe bilo kakve ispravke zapisnika sa sastanaka mogu voditi točnu evidenciju ako čuvaju svoje kopije nacrta zapisnika ili ako im se konačna verzija ne distribuira automatski kasnije.

Obrada prijedloga za odobrenje

Najučinkovitiji način odobravanja zapisnika je da predsjedatelj preuzme prijedlog i dobije jednoglasnu suglasnost da se zapisnik odobri u raspodjeli (ili u ispravljanom obliku).

Predsjedavajući kaže: Zapisnici su vam [pročitani / distribuirani]. Postoje li ispravke? Ako se nude ispravci, predsjedatelj rješava svaki ponuđajući ispravak članstvu, samo da bude siguran da se svi slažu da je ispravak točan. Tajnik zatim unosi ispravke u glavnu kopiju.

Kad se ne nude (daljnje) ispravke, predsjedavajući kaže, Ako nema (daljnjih) ispravki. . . (stanka). . . zapisnik se odobrava kao pročitan / distribuiran / ispravljen.

Nikada član ne smije jednostavno prigovoriti odobravanju zapisnika. Ako član ima prigovora na sadržaj zapisnika, mora ponuditi ispravak. Ako dođe do neslaganja oko ispravka, ispravak se može izmijeniti i dopuniti primjenom pravila za dopune.

Odobravanje zapisnika od strane odbora

Ako se skupština ponovno ne sastaje dulje vrijeme (ako uopće), na primjer na godišnjim sastancima članova ili konvencijama delegata, postupak odobravanja zapisnika delegira se posebnom odboru ili izvršnom odboru. Ova praksa daje odobreni i pravni zapisnik o sastanku nedugo nakon zatvaranja sastanka, ali prije nego što sjećanja na ono što se dogodilo na sastanku izblijede.

Ako je vaša skupina koja se uobičajeno bavi minutama prijedlogom za odbacivanje čitanja zapisnika, trebate unijeti promjenu. Vaša je namjera vjerojatno ih odobriti tim prijedlogom, ali zapravo ništa ne odobravate. Samo se slažete da ih nećete čitati.

Ako želite upotrijebiti taj izraz dijeliti na vašem sastanku neka se odrekne čitanja zapisnika i odobri ih kao distribuirane / tiskane.