Vrste polja i upotrebe u bazama podataka Access 2019

Napisali Laurie A. Ulrich, Ken Cook

Sjećate se da je polje u programu Access 2019 mjesto na kojem žive vaši podaci. Svako polje sadrži jedan podatak, kao što je Prezime ili Prosjek udaranja. Budući da na svijetu postoji toliko različitih vrsta informacija, Access nudi razne vrste polja za njihovo pohranjivanje . Zapravo vam Access stavlja na raspolaganje sljedeće vrste polja:

  • Kratki tekst
  • Dugi tekst
  • Broj
  • Valuta
  • Automatski broj (ovaj se tip podataka prema zadanim postavkama primjenjuje na polazno polje ID u bilo kojoj novoj tablici)
  • Datum vrijeme
  • Da ne
  • Traženje i odnosi
  • Bogati tekst
  • Prilog
  • Hiperveza
  • OLE objekt
  • Izračunato
  • Čarobnjak pretraživanja

Upravo su navedene vrste dostupne za polja koja kreirate uz prvo polje - ona koja će sadržavati vaše podatke.



Za sada je dovoljno reći da je spomenuto polje Automatski broj polje koje sadrži automatski generirani broj tako da je svaki zapis jedinstven po tome što ima jedinstveni Automatski broj ili ISKAZNICA.

Za sada se ne brinite hoćete li shvatiti što je svaka vrsta polja ili što radi na temelju svog imena - ukratko pregledam svako od njih. Kao što vidite, popis obuhvaća gotovo sve vrste podataka koje možete zamisliti. I ne zaboravite, svako se može opsežno prilagoditi, što rezultira poljima koja točno odgovaraju vašim potrebama.

Predstojeći popis s grafičkim oznakama predstavlja dostupne vrste polja i kako se koriste. Također ćete saznati malo o tome kako ih možete prilagoditi kako bi zadovoljili vaše specifične potrebe:

  • Kratki tekst: Pohranjuje do 255 znakova teksta - slova, brojevi, interpunkcija i bilo koja njihova kombinacija.
  • Dugi tekst: Ovo zamjenjuje vrstu polja Memo koja se nalazi u verzijama 2010 i starijim. Polje Long Text sadrži do 64 000 znakova informacija - to je gotovo 18 stranica teksta. Ovo je stvarno velika polje za tekst. Izvrstan je za općenite bilješke, detaljne opise i sve ostalo što zahtijeva puno prostora.

Brojevi u tekstualnom polju nisu brojevi za izračunavanje; oni su samo gomila znamenki koje se zajedno druže na polju. Budite pažljivi na ovu činjenicu kada dizajnirate tablice u svojoj bazi podataka - ne želite unijeti, recimo, vrijednost koju namjeravate koristiti u izračunatom polju ili izvući neku drugu vrstu podataka iz izvješća i imati tu vrijednost pohranjen kao tekst, čineći ga neispravnim kao broj. Ako su podaci numerički, spremite ih na taj način.

Tekstualna polja imaju jednu postavku koju trebate znati: veličina. Kada kreirate tekstualno polje, Access želi znati koliko znakova polje sadrži. To je polje veličina. Ako stvorite polje pod imenom Ime i napravite njegovu veličinu 6, Josipa uklapa se u polje, ali ne Jennifer. Ovo ograničenje može predstavljati problem. Dobro opće pravilo je da polje napravite malo većim nego što mislite da vam treba. Lako je u nekim slučajevima kasnije polje učiniti još većim, ali ako je potrebno, potencijalno je opasno.

  • Broj: Sadrži stvarne, sigurne brojeve. Brojem polja možete zbrajati, oduzimati i izračunati svoj put do slave i bogatstva. Ali ako radite s dolarima i centima (ili funtama i penijama), umjesto toga upotrijebite polje Valuta.
  • Valuta: Prati novac, cijene, iznose računa itd. U Accessovoj bazi podataka novac se ovdje zaustavlja. Što se toga tiče, čine to i lira, marka i jen. Ako ste raspoloženi za neke drugo vrstu broja, provjerite polje Broj.
  • Datum vrijeme: Pohranjuje vrijeme, datum ili njihovu kombinaciju, ovisno o formatu koji koristite. Upotrijebite polje Datum / Vrijeme za praćenje života. Prilično svestrano, zar ne?
  • Da ne: Drži Yes / No, True / False i On / Off, ovisno o odabranom formatu. Kada trebate jednostavno da ili ne, ovo je polje za korištenje.
  • Pretraživanje i odnosi: Ako želite da polje unutar jedne tablice stvarno prikazuje sadržaj iz polja u drugoj tablici, odaberite ovo kao vrstu polja. Jednostavni čarobnjak pretraživanja otvara se čim se odabere ova vrsta polja, kroz koje odabirete tablicu i polje za traženje novog polja u tablici.
  • Bogati tekst: Trebate li sadržaj određenog polja formatirati samo tako? Odaberite ovu vrstu polja, a oblikovanje primijenjeno na podatke u polju (pomoću alata za oblikovanje teksta na kartici Početna) bit će onako kako se pojavljuje na zaslonu i u izvješćima.
  • OLE objekt: Tip podataka OLE Object možete koristiti za povezivanje ili ugradnju objekta - kao što je Excel radni list ili Wordov dokument - u Access tablicu.
  • Prilog: Koristite ovu vrstu polja da biste zapisu dodali datoteke - Word dokumente, Excelove radne listove, PowerPoint prezentacije ili bilo koju drugu vrstu datoteke, uključujući grafiku (možda fotografiju dobrovoljca, proizvoda ili mjesta?).
  • Hiperveza: Zahvaljujući ovoj vrsti polja, Access razumije i pohranjuje poseban jezik poveznica koji Internet čini tako moćnim mjestom. Ako upotrebljavate Access na mreži vaše tvrtke ili intenzivno koristite Internet, ova vrsta polja je za vas.
  • Izračunato: Koristite ovu vrstu polja kada želite ispuniti dotično polje rezultatom formule koja koristi jedno ili više drugih polja u istoj tablici. Na primjer, u tablici koja sadrži popis vaših proizvoda, druga polja mogu uključivati ​​cijenu i popust. Ako želite imati i polje za izračunavanje nove cijene (Cijena, umanjena za Popust), napravili biste to polje Izračunato. Kada odaberete ovo kao vrstu polja, pomoću podizbornika odabirete u koju vrstu podataka će se nalaziti rezultat, a zatim se pojavljuje dijaloški okvir Expression Builder kroz koji postavljate formulu.

Da biste lakše počeli razmišljati o svojoj bazi podataka i podacima i zamišljali polja koja biste mogli koristiti za neke uobičajene vrste podataka, ova tablica prikazuje raščlambu vrsta polja i načine na koje ih možete koristiti.

Uobičajena polja za svakodnevne tablice

Ime Tip Veličina Sadržaj
Titula Kratki tekst 4 Gospodine, gospođo, gospođo, gospođo, gospodine, i tako dalje.
Ime Kratki tekst petnaest Ime osobe.
srednji inicijal Kratki tekst 4 Osobno srednje početno slovo; dopušta dva inicijala i interpunkciju.
Prezime Kratki tekst dvadeset Prezime osobe.
Sufiks Kratki tekst 10 Mlađi, stariji, II, doktorat i tako dalje.
Posao Kratki tekst 25 Naziv radnog mjesta ili radno mjesto.
Društvo Kratki tekst 25 Naziv tvrtke.
Adresa 1, Adresa 2 Kratki tekst 30 Uključite dva polja za adresu jer su neka poslovna mjesta danas prilično komplicirana.
Grad Kratki tekst dvadeset Ime grada.
Država, pokrajina Kratki tekst 4 Država ili pokrajina; primijenite naziv prikladno za podatke koje pohranjujete.
Poštanski broj, poštanski broj Kratki tekst 10 Poštanski broj; imajte na umu da je pohranjen kao tekstualni znakovi, a ne kao broj.
Zemlja Kratki tekst petnaest Nije potrebno ako radite u jednoj zemlji.
Uredski telefon Kratki tekst 12 Glasovni telefonski broj; povećajte veličinu na 17 za produženje.
Broj faksa Kratki tekst 12 Broj faksa.
Kućni telefon Kratki tekst 12 Kućni telefonski broj.
Mobitel Kratki tekst 12 Mobitel (ili mobitel za vas kozmopolite).
Email adresa Kratki tekst 30 Internet adresa e-pošte. Ako osoba čiji zapis izrađujete ima više adresa e-pošte, pošaljite je na adresu Email1 i navedite broj alternativa - Email2, Email3 i tako dalje.
Web stranica Hiperveza Adresa web stranice; Access automatski postavlja veličinu polja.
SSN Kratki tekst jedanaest Američki broj socijalnog osiguranja, uključujući crtice.
Komentari Dugi tekst Prostor slobodnog oblika za bilješke; Access automatski bira veličinu polja.

Sve vrste polja navedene kao uzorci u ovoj tablici zaista jesu tekst polja, čak i ona za telefonske brojeve. To je zato što Access njihov sadržaj vidi kao tekst, a ne kao broj koji se može koristiti u izračunu. (Pogledajte sljedeću tablicu za nazive polja br.)

Zabranjeni simboli

Simbol Ime
/ Kosa crta
? Upitnik
* Zvjezdica
- Crtica
; Točka i zarez
Dvostruki navodnici
: Debelo crijevo
' Jednostruki navodnik
! Uskličnik
$ Znak dolara
# Znak funte
% Postotak
& Ampersand

Naravno, druga vrsta polja (navedena u stupcu Vrsta) nije polje Kratki tekst ni Dugi tekst - također vidite polje Hiperveza. Ova vrsta podataka također se smatra tekstom, ali vrsta podataka Hyperlink pohranjuje URL-ove kao URL-ove - ne samo kao niz teksta i interpunkcije.

Ako vas sav ovaj tekst naspram brojeva zbunjuje, sjetite se da računala misle da postoji razlika između a broj (koje biste upotrijebili u izračunu) i a niz znamenki, kao što su znamenke koje čine telefonski broj. Kada je riječ o različitim vrstama tekstualnih polja, pitanje je koliko će se teksta pohraniti u polje i hoće li mu trebati neko posebno oblikovanje kako bi ispravno radio u bazi podataka.